新益為5S咨詢(xún)公司概述：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國(guó)的不斷發(fā)展，設(shè)備自動(dòng)化、辦公電腦化成為目前工作的主流。但是在電腦辦公中，由于辦公文檔管理不合理導(dǎo)致工作效率降低、重要文件流失的案例不在少數(shù)。由此，我們可將廣泛運(yùn)用于企業(yè)的5S管理運(yùn)用到辦公文檔管理中，提高辦公效率。

辦公文檔5S管理

5S管理起源于日本，是國(guó)際上較流行的一種先進(jìn)的企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)管理方法，其目的是保證企業(yè)能夠以最高效最節(jié)約的方式生產(chǎn)。將其運(yùn)用到辦公文檔的管理中，能夠提高辦公人員的工作效率，分析辦公中遇到的問(wèn)題，造成效率低下的原因，制定防治對(duì)策顯得尤為重要。5S管理應(yīng)用到辦公電腦的文件管理具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、辦公文檔5S管理之整理

把有用與無(wú)用的文件分開(kāi)，再把硬盤(pán)中不需要的文件清理掉。

1、把有用的文件包括最近正在使用的軟件，以及自已制作的文檔、圖片、視頻錄像等等；

2、把無(wú)用的文件識(shí)別出來(lái)并刪除，其中不太好分辨的如確定不用的文件，不確定有什么用處的文件，均直接刪除，在5S管理中有一個(gè)重要的原則就是沒(méi)有標(biāo)識(shí)的產(chǎn)品是不合格產(chǎn)品以垃圾處理。既然不知道是干什么的，就毫不猶豫地刪除。

二、辦公文檔5S管理之整頓

把需要的文件定量定位，以便用最快的速度取得所需，在最有效的規(guī)則習(xí)慣和最簡(jiǎn)捷的流程下完成工作。其要點(diǎn)是文件存放要有固定的盤(pán)符和區(qū)域以便于尋找，存放區(qū)域要科學(xué)合理，文件存放達(dá)到目視化，存放不同文件的區(qū)域采用不同的文件名加以區(qū)別。即先把軟件和資料分開(kāi)，一般把軟件存放在D盤(pán)，資料存放在E、F盤(pán)。

1、對(duì)軟件進(jìn)行分類(lèi)。安裝文件確定后存放在軟件的文件夾，安裝以后的文件，默認(rèn)安裝以后的文件存放在Program文件里，按軟件的用途一般分辦公軟件和系統(tǒng)軟件；

2、對(duì)文檔資料分類(lèi)。分類(lèi)原則按照時(shí)間和空間進(jìn)行，便于尋找和以后處理失效的文件。一個(gè)文件夾存放50個(gè)以?xún)?nèi)的文件數(shù)是比較容易瀏覽和檢索的。

三、辦公文檔5S管理之清掃

將電腦保持在無(wú)垃圾文件、系統(tǒng)干凈、桌面整潔的狀態(tài)。

1、發(fā)揮快捷方式的便利。訪問(wèn)比較頻繁的文件或文件夾，可以右擊選擇“創(chuàng)建快捷方式到桌面”即可省去大量尋址的時(shí)間，又可避免系統(tǒng)崩潰對(duì)文件的危害；

2、及時(shí)處理電腦系統(tǒng)因運(yùn)行而產(chǎn)生的垃圾文件。清理垃圾文件可以借助一些輔助工具，如360安全衛(wèi)士、優(yōu)化大師等。

四、辦公文檔5S管理之清潔

將我的電腦（計(jì)算機(jī)）中的文件經(jīng)過(guò)整理、整頓、清掃三個(gè)環(huán)節(jié)后，就感覺(jué)電腦中的文件井然有序，一目了然。建立完善的結(jié)構(gòu)規(guī)范化地命名周期性地歸檔，這樣可以避免尋找文件浪費(fèi)時(shí)間，大大提高工作效率。在使用中要養(yǎng)成良好的習(xí)慣，使你電腦里的文件始終保持有條理，有秩序。

1、下載軟件時(shí)，要放在策劃好的分類(lèi)里，并給軟件起一個(gè)能夠識(shí)別的名字；

2、安裝軟件時(shí)，要安裝在合適的位置，并且記住這個(gè)位置。卸載軟件后要到軟件安裝的地方將目錄徹底刪除。

五、辦公文檔5S管理之素養(yǎng)

素養(yǎng)是比清潔更高的要求，其目的是要用上面的一套管理思想來(lái)對(duì)待任何新的文件資料處理所有需要整理和存放的資料，進(jìn)而逐漸養(yǎng)成習(xí)慣，形成高效有序的工作作風(fēng)，這就是素質(zhì)的提高。